Kako planirati svečanu večeru: konačan popis za provjeru

Planiranje Zabave

Uživam u pomaganju ljudima u planiranju i pripremi za svoje glavne događaje i zabave.

Uz pravilnu pripremu, vaš događaj prikupljanja sredstava može biti sjajan.

Što je gala večera?

Svečana večera je obično poluformalna zabava za odrasle koja uključuje večeru, ples i aukciju ili tombolu. Obično gala organizira organizacija – često neprofitna – u svrhu hranjenja i zabave svojih donatora i birača te prikupljanja novca za njihovu organizaciju u društvenom okruženju.

U savršenom svijetu planiranje prikupljanja sredstava ili svečane večere bilo bi jednostavno. Velikodušni sponzori platili bi svu vašu hranu, zabavu i smještaj, dok bi vaši gosti bili više nego željni licitirati za predmete na aukciji i donirati za vašu stvar. Nažalost, planiranje gala događaja u stvarnom svijetu uključuje dosta pripreme. Da biste isplanirali savršenu gala večeru, morat ćete potražiti sponzorstvo i volontere, izraditi temu i pozivnice te rezervirati hranu i zabavu. Učinkovito izvršavanje ovih koraka može učiniti čuda. Ovaj članak opisuje neke važne korake i potrebe koje su ključne za pravilno planiranje svečanosti.

Kontrolni popis za gala planiranje u 12 koraka

Opišite svoju svrhu
Analizirajte troškove
Odredite cijenu ulaznice
Odaberite svoje metode prikupljanja sredstava
Steknite sponzorstvo
Odaberite mjesto održavanja
Odredite koja će biti vaša tema
Pripremite hranu i piće
Dizajnirajte svoje pozivnice
Planirajte aktivnosti i knjigu zabave
Ukrasite svoje mjesto
Potražite volontere

1. Opišite svoju svrhu

Znajući što želite postići svojim događajem pomoći će vama i vašem timu da planirate u skladu s tim. Troškovi planiranja gala gala prikupljanja sredstava mogu biti iznimno visoki, stoga će biti važno prikupiti podršku za svoj cilj i potaknuti interes unutar zajednice.

Prvi korak procesa planiranja trebao bi biti postavljanje cilja za vašu organizaciju, određivanje tko/što će imati koristi od prikupljanja sredstava i navođenje onoga što gosti mogu očekivati da će podržati svojim dražbenim ponudama i donacijama.

Prije rezerviranja mjesta i zabave, trebat ćete ocrtati svrhu vašeg događaja i izraditi proračun.

Kelly Sikkema preko Unsplasha

2. Analizirajte troškove

Prije nego što proces planiranja uistinu započne, vaša organizacija mora odrediti količinu raspoloživog početnog novca. Vremenski raspored gala planiranja će se razlikovati ovisno o događaju, ali uobičajene naknade uključuju hranu, piće, najam prostora, oglašavanje, A/V opremu, predmete za aukciju i druge troškove.

Praćenje koliko novca trošite i koliko će vam trebati da ostvarite profit ključna je komponenta za stvaranje točnog proračuna. Naposljetku, svrha gala je prikupiti novac - a ne potrošiti ga! Uz to, naravno, morat ćete potrošiti značajan iznos unaprijed da planirate i organizirate svoj događaj prikupljanja sredstava. Ako sve prođe kako treba, pokriti ćete svoje troškove i imati puno novih sredstava za svoj cilj.

3. Odredite cijenu ulaznice

Nakon što odredite broj gostiju koje želite posjetiti, odredite cijenu za svaku ulaznicu. Prilikom određivanja cijene ulaznice treba uzeti u obzir lokaciju, jelovnik i cijenu događaja. Osim redovitih ulaznica, svakako ponudite ograničen broj VIP propusnica dostupnih po višoj cijeni kako biste VIP sudionicima ponudili posebne pogodnosti tijekom događaja. Prodaja ulaznica izvrstan je način da prikupite dodatni novac za svoj cilj.

4. Odaberite svoje metode prikupljanja sredstava

Planiranje gala događaja prvenstveno se vrti oko prikupljanja novca, stoga razmislite o raznim metodama prikupljanja sredstava. Podržavatelji vaše organizacije rado će donirati novac, ali je također korisno provesti druge aktivnosti u kojima gosti mogu sudjelovati. Neki načini prikupljanja dodatnih sredstava uključuju održavanje tombole ili tihe aukcije, prodaju osvježenja, prodaju mogućnosti oglašavanja i podjelu prodaje s pratećim tvrtkama. Svakako smislite što je moguće više ideja kako biste prikupili novac za organizaciju ili kako bi vaša gala večera bila podrška.

5. Steknite sponzorstvo

Osim ako vaša organizacija nema ogromnu količinu početnog novca, vaš će događaj vjerojatno zahtijevati podršku sponzora. Nudeći oglašavanje i druge pogodnosti određenim tvrtkama, možda ćete moći nabaviti potrebne artikle po pristupačnoj cijeni.

Kontaktiranje sponzora zahtijevat će od vas da koristite svaki dio vaše postojeće mreže, uspostavite dugoročne poslovne odnose i uspostavite simbiozu s organizacijama koje sudjeluju. Lokalni restorani bi vam mogli ponuditi jeftino ili besplatno mjesto za održavanje vašeg događaja i opskrbu gostiju hranom i pićem. Zabava se također može sponzorirati bilo u obliku lokalnih zabavljača koji nastupaju po sniženoj cijeni ili većih djela koje plaćaju vaši sponzori. Ako planirate zakazati aktivnosti kao što su tombola ili aukcija, sponzori bi također mogli donirati nagrade za vaš događaj.

Mjesto koje odaberete treba ovisiti o broju gostiju koje pozivate, vašoj temi i vrsti zabave koju planirate prikazati.

6. Odaberite mjesto održavanja

Vaše mjesto održavanja igrat će veliku ulogu u vašem procesu planiranja, stoga je važno da temeljito istražite mogućnosti i odlučite se za dobro mjesto koje će moći udobno smjestiti vašu maksimalnu prisutnost, uključujući pružatelje zabave i obroka.

Okruženje treba biti moderno i omogućiti ljudima slobodno druženje. Ako se vaš prostor daruje, možda će trebati malo planiranja kako bi se uklopilo u vaše potrebe, stoga pažljivo razmislite o svim prilagodbama koje ćete možda morati napraviti prije ukrašavanja. Vaši ukrasi trebaju odgovarati onome što gosti nose i vašoj temi.

7. Odredite koja će biti vaša tema

Kreativna tema za vaš gala događaj pruža jedinstvenu atmosferu za vaše goste. Bilo da se radi o broadwayu, srednjovjekovnom, maškaranom, božićnom, nautičkom ili nečem drugom, tema može pomoći pri odabiru jelovnika, ukrasima, planiranim aktivnostima i kodeksu odijevanja.

Kada planirate tematski događaj, važno je paziti da se vaši ukrasi, središnji dijelovi i zabava pravilno uklapaju. U nekim slučajevima može biti potrebno kontaktirati organizaciju koja je upoznata s tematskim događajima kako bi se osigurala prava prezentacija.

Budite sigurni da svojim gostima omogućite razna jela jer će neki od sudionika vjerojatno biti vegani, vegetarijanci, netolerantni na gluten ili laktozu itd.

8. Pripremite hranu i piće

Kupujte i kontaktirajte razne ugostiteljske usluge, restorane i druge objekte kako biste vidjeli mogu li ugostiti vaše goste. Razmislite želite li imati cash bar ili otvoreni bar i pripremite jelovnik koji ima vegetarijanske i bezglutenske opcije.

Vaš jelovnik treba biti raznolik, a što ćete poslužiti na svečanoj večeri ovisit će o prirodi vašeg događaja, temi koju ste odabrali i proračunu vaše organizacije. Također biste mogli razmisliti o personalizaciji svog posuđa za piće kako biste ostavili poseban poseban dojam na svoje posjetitelje.

9. Dizajnirajte svoje pozivnice

Vaša će pozivnica biti prva stvar koju potencijalni gosti vide, stoga je kreiranje pozivnice za pamćenje važan korak u planiranju vašeg događaja. Izrada dobre pozivnice zahtijeva točne informacije i prezentaciju koja privlači pozornost.

Uključite informacije kao što su datum, vrijeme, mjesto i formalnost, kao i važne pojedinosti kao što su tko će imati koristi od događaja, odabrana tema i planirane aktivnosti. The umjetnost pisanja gala pozivnica omogućuje vam da budete kreativni, ali je također važno da vaš ton odražava formalnost događaja.

10. Planirajte aktivnosti i knjigu zabave

Planiranje uspješne gala večere vrti se oko rezerviranja odgovarajuće zabave i aktivnosti namijenjenih prikupljanju novca. Kontaktirajte lokalna mjesta i raspitajte se o mogućim nastupima uživo, kao io mogućim predmetima za doniranje za tombolu ili tihu aukciju. Svakako pronađite oblike zabave koji idu uz vašu temu i koje će gosti smatrati zanimljivim i prikladnim.

11. Ukrasite svoje mjesto

Jedan od posljednjih koraka koje ćete poduzeti u pripremi za svoju gala večeru je uređenje prostora. Odaberite podebljane komplementarne boje i ukrasite u skladu s odabranom temom. Koristite jedinstvene središnje dijelove, umjetnička djela i rekvizite kako biste stvorili vizualno zadivljujuće okruženje za svoje goste i dali svom događaju svečani ugođaj.

Zbog važnosti predstavljanja jedinstvene atmosfere, možda će biti potrebno ugovoriti pomoć u uređenju. Postoje razne tvrtke koje pomažu planerima događaja da ukrase prostore svih oblika i veličina prema temi i shemi boja. Mnogi imaju dostupne predloške i materijale za širok raspon uobičajenih tema događaja.

12. Potražite volontere

Nakon što se sve isplanira, morat ćete pronaći ljude koji će vam pomoći u postavljanju i održavanju događaja. Koristeći svoju mrežu i resurse unutar i izvan organizacije, pronađite volontere koji će vam pomoći dočekati goste, smjestiti ljude, poslužiti hranu i pomoći da večer prođe glatko.

Sretno!

Uspješna gala večera jedan je od najboljih načina da dobijete podršku za svoju organizaciju, ali također zahtijeva puno planiranja i pripreme. Osiguravanje da je sve u redu prije dolaska jednog gosta pomoći će da večer protječe glatko i predstaviti vašu organizaciju u profesionalnom svjetlu. Prikupljanje sredstava ključno je za rast svake poslovne ili neprofitne organizacije, a učinkovito upravljanje svakim korakom ključ je nezaboravne večeri.

Ovaj je sadržaj točan i istinit prema najboljem autorovom znanju i nije zamjena za formalne i individualizirane savjete kvalificiranog stručnjaka.